Kto jest upoważniony do reprezentowania spółki z o.o. ? Jak możemy zabezpieczyć się przed podpisaniem umowy przez osoby do tego nieuprawnione ?
Istnieje wiele regulacji prawnych co do sposobu reprezentacji danego podmiotu gospodarczego. Podstawowym działaniem każdej szanującej się firmy powinna być dokładna weryfikacja kontrahenta, która powinna mieć miejsce przed podpisaniem z nim jakiejkolwiek umowy. Jedną z najbardziej bezpiecznych form sprawdzenia czy mamy do czynienia z osobą uprawnioną do podpisania naszej umowy jest weryfikacja kontrahenta w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).
Czy informacje z KRS możemy uzyskać nieodpłatnie? Poniżej informacja o tym, jak się ustrzec przed podpisaniem umowy handlowej z osobą do tego nieuprawnioną.
W spółce z o.o. do reprezentowania spółki i prowadzenia jej spraw powoływany jest zarząd. Według przepisu Kodeksu Spółek Handlowych zarząd spółki może składać się z jednego bądź większej ilości członków.
Czym jest reprezentacja spółki?
Najogólniej mówiąc jest to wszelkie działania spółki względem osób trzecich poprzez składanie i przyjmowanie oświadczeń woli, zawieranie umów itd.
Co o sposobie reprezentacji mówi nam Kodeks Spółek Handlowych ?
Zgodnie z Art. 201 Kodeksu Spółek Handlowych :
§ 2. Zarząd składa się z jednego albo większej liczby członków.
§ 3. Do zarządu mogą być powołane osoby spośród wspólników lub spoza ich grona.
§ 4. Członek zarządu jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej
Spółka z o.o. jest formą prawną przedsiębiorstwa, którą tworzy jedna lub więcej osób, zwanych wspólnikami. Reprezentuje ją zarząd, który może składać się z jednego lub większej liczby członków. Sposób reprezentacji może być samodzielny lub łączny.
Zasady reprezentacji powinna określać umowa spółki z o.o. Jeśli nie mamy w umowie spółki zapisu o sposobie reprezentacji, zastosowanie ma Art. 205 Kodeksu Spółek Handlowych, który mówi o tym, że:
§ 1. Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, sposób reprezentowania określa umowa spółki. Jeżeli umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.
Zasady reprezentacji powinna określać umowa spółki z o.o. Jeśli nie mamy w umowie spółki zapisu o sposobie reprezentacji, zastosowanie ma Art. 205 Kodeksu Spółek Handlowych, który mówi o tym, że:
§ 1. Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, sposób reprezentowania określa umowa spółki. Jeżeli umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.
§ 2. Oświadczenia składane spółce oraz doręczenia pism spółce mogą być dokonywane wobec jednego członka zarządu lub prokurenta.
§ 3. Przepisy § 1 i § 2 nie wyłączają ustanowienia prokury jednoosobowej lub łącznej i nie ograniczają praw prokurentów wynikających z przepisów o prokurze.
Nie w każdej, jednak sytuacji osoby, które zostały ustanowione w umowie spółki do jej reprezentacji oraz na mocy przepisów Kodeksu Spółek Handlowych mogą działać w jej imieniu. Zarówno umowa spółki, jak i przepisy kodeksowe nie wykluczają możliwości ustanowienia pełnomocników. Zupełnie inne znaczenie ma pełnomocnictwo udzielane konkretnie przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, a pełnomocnictwo udzielone przez jednego z członków zarządu do działania w jego imieniu. Udzielenie pełnomocnictwa przez konkretnego członka zarządu w sytuacji, kiedy sposób reprezentacji spółki jest łączny nie może zmieniać zasad reprezentacji, które obowiązują w spółce. Innymi słowy - pełnomocnik może zastąpić jednego z członków zarządu, jednak nie ulegają w tej sytuacji zmianie ogólne warunki reprezentacji. W sytuacji, kiedy sposób reprezentacji jest samodzielny ustanowienie pełnomocnika przez jednego członka zarządu, który uprawniony jest do reprezentacji spółki jest wystarczający.
Co to oznacza w praktyce?
Przeanalizujmy problem na przykładzie firmy XYZ sp. z o.o., która przed zawarciem umowy z firmą ABC sp. z o.o. dostarczyła wraz z dokumentacją odpis aktualny z KRS. W odpisie znajdujemy następujący zapis: „Każdy z członków zarządu może reprezentować spółkę samodzielnie" i zapis z umowy " Firma XYZ sp. z o.o. reprezentowana przez Adama Kowalskiego - prezesa zarządu". Oznacza to w praktyce, że podpis prezesa zarządu Adama Kowalskiego jest wystarczający na naszej umowie. Podobnie jest w przypadku zapisu w rejestrze o sposobie reprezentacji w wypadku istnienia zarządu wieloosobowego, w którego skład wchodzi tylko jedna osoba.
Sposób reprezentacji łączny - w zapisie z umowy mamy z kolei sytuację: " Firma XYZ reprezentowana przez: Adama Kowalskiego - prezesa zarządu, Katarzynę Adamską - członka zarządu". W tej sytuacji dane w KRS powinny być odzwierciedleniem art. 205 Kodeksu Spółek Handlowych, który mówi o tym, że " Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, sposób reprezentowania określa umowa spółki. Jeżeli umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem". Więc w powyższej sytuacji, jeśli zapis w KRS jest zgodny z ustawowym sposobem reprezentacji spółki.
Spółka może być reprezentowana łącznie z prokurentem. Oznacza to, że spółkę może reprezentować jeden członek zarządu łącznie z prokurentem. W rejestrze musi być zapis, który jasno na to wskazuje. Należy nadmienić, iż prokurentem powinien być prokurent samoistny (osoba, która może reprezentować przedsiębiorcę wpisanego do rejestru w czynnościach, zarówno sądowych, jak i pozasądowych).
Spółka może być, także, reprezentowana przez pełnomocnika. W tym celu należy sporządzić pełnomocnictwo w formie pisemnej. Powinniśmy zawsze sprawdzić zakres umocowania pełnomocnika - do jakich czynności jest on uprawniony. Ważne jest nie tylko sprawdzenie formy i zakresu pełnomocnictwa, ale także czy w momencie udzielania spółka była należycie reprezentowana.
Kolejnym sposób reprezentacji spółki jest reprezentowanie jej przez pełnomocnika ustanowionego uchwałą wspólników. Taka forma reprezentacji ma zastosowanie przy zawieraniu umów z jednym z członków zarządu, zgodnie z artykułem 210 § 1 Kodeksu Spółek Handlowych . W takiej sytuacji spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub, jak wskazano w poprzednim zdaniu - pełnomocnik. W sytuacji gdy stroną umowy jest członek zarządu i jest on jedynym wspólnikiem spółki, podpisuje on umowę we własnym imieniu oraz działając za spółkę, jednak musi być ona w formie aktu notarialnego.
Kolejnym sposób reprezentacji spółki jest reprezentowanie jej przez pełnomocnika ustanowionego uchwałą wspólników. Taka forma reprezentacji ma zastosowanie przy zawieraniu umów z jednym z członków zarządu, zgodnie z artykułem 210 § 1 Kodeksu Spółek Handlowych . W takiej sytuacji spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub, jak wskazano w poprzednim zdaniu - pełnomocnik. W sytuacji gdy stroną umowy jest członek zarządu i jest on jedynym wspólnikiem spółki, podpisuje on umowę we własnym imieniu oraz działając za spółkę, jednak musi być ona w formie aktu notarialnego.
KRS - Księgą wiedzy
W przypadku spółek z o.o. podstawą zweryfikowania czy na etapie poprzedzającym podpisanie umowy mamy do czynienia z osobą do tego uprawnioną jest KRS. Wchodząc na stronę https://ems.ms.gov.pl/krs/danepodmiotu możemy uzyskać bezpłatnie aktualny odpis, z którego dowiemy się czy dana spółka nie jest w upadłości, datę, kiedy dokonano wpisu do rejestru przedsiębiorców, nazwę organu reprezentacji, sposób reprezentacji, dane członków reprezentacji. Klikając w opcję "pobierz wydruk" uzyskamy wszystkie aktualne dane podmiotów - dotyczące m.in. prokury i prokurentów. Taki raport pełni funkcje odpisu aktualnego i jest dla nas dokumentem, który potwierdza kto jest właściwą osobą do reprezentowania spółki, możemy uzyskać go "od ręki". Należy nadmienić, iż na każdej spółce ciąży obowiązek aktualizacji danych w KRS, zatem dane, które są tam dostępne powinny być jak najbardziej na czasie (patrz: ustawa o KRS).
Tylko jak sprawdzić czy pełnomocnictwo, które zostało udzielone 10 lat temu zostało udzielone przez osoby do tego uprawnione i że spółka w tym czasie była reprezentowana przez odpowiednie do tego osoby ?
Do tego potrzebny będzie nam odpis pełny KRS, który zawiera wszystkie wpisy pod danym numerem KRS - od momentu pierwszego wpisu, z wyjątkiem wpisów, które nie podlegają ujawnieniu. Koszt takiego odpisu to 60 zł i można go uzyskać (najszybciej) poprzez wizytę osobistą w Centralnej Informacji KRS bądź w oddziałach składając odpowiedni wniosek. Pomoże nam to w uzyskaniu niezwykle ważnych informacji, w stosunku do osoby pełnomocnika i jak wyglądał sposób reprezentacji spółki w momencie, kiedy udzielano pełnomocnictwa dla wskazanej osoby (kto był np. członkiem zarządu, prokurentem).
Reasumując - Kodeks Spółek Handlowych pozwala nam w dowolny sposób określić sposób reprezentacji, dostosowując go do potrzeb naszej spółki. Na etapie weryfikacji kontrahenta nie zawsze mamy możliwość sprawdzenia jakie zapisy, co do reprezentacji są w umowie spółki naszego potencjalnego kontrahenta. Warto zapoznać się z zapisami Kodeksu Spółek Handlowych, który reguluje, wspomniane w poprzednim zdaniu, zasady. Natomiast weryfikując sposób reprezentacji danego podmiotu w KRS możemy ustalić czy osoby, które podają się za członków zarządu lub prokurentów mają rzeczywiście prawo do reprezentowania spółki. Pamiętajmy o tych niezwykle ważnych zasadach, gdyż podpisanie umowy z osobą nieuprawnioną może znacząco utrudnić nam odzyskanie naszych przyszłych należności.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz